クラウドサインはオンラインで契約書、申込書、発注書などの契約書類の内容を確認して、合意締結することができるクラウド型電子契約サービスです。
紙の書類による合意締結のように郵送等でのやりとりが必要なく、スピーディーに契約を結ぶことができます。また、収入印紙が不要のため経費の削減にもつながります。
この記事では、契約締結でクラウドサインを活用するメリットや注意点を、設計事務所や工務店の代表向けにまとめています。
このような状況・会社におすすめです
- 仕事の依頼があってから、着手までの契約の時間を減らしたい
- 企画やボリュームチェックなどの少額の発注手続きを簡素化したい
- 法人からの設計依頼前の秘密保持契約など、繰り返し締結する契約書を電子化したい
- 工事請負契約や不動産仲介契約などの金額の大きい印紙代を節約したい
- 設計契約や工事請負契約の製本・押印・返送手続きを簡素化したい
クラウドサインの概要
クラウドサインについての概要は以下の通りです。
| 期待される効果 | 手続き負荷軽減・経費削減・書類保管スペースの削減 |
| 頻度 | 契約 |
| スケジュール | 即日～ |
| 費用 | Freeプラン：無料 Standardプラン：月10,000円～ Businessプラン：月100,000円～ |
| 手続き主体者 | 設計事務所の代表、事務担当者 |
基本契約・秘密保持契約・売買契約・業務委託契約・請負契約・雇用契約など、ほとんどの契約において電子契約が利用可能となっています。
設計事務所におけるクラウドサイン導入のメリット
設計事務所でクラウドサインを導入するにあたり、知っておきたいメリットを紹介しています。
弁護士監修の電子契約サービスなので安心
クラウドサインは、弁護士ドットコムが運営する弁護士監修の電子契約サービスです。
法律に沿った電子契約となるので、重要な契約書でも安心して利用することができます。
また、暗号化通信、保存ファイルの暗号化、保存データのバックアップなどセキュリティも万全の体制がとられています。
電子契約なので印紙代が不要になり、コスト削減効果がある
印紙税法第2条では、課税文書として書面の文書を指しており、現時点では電子データは不課税文書として取り扱われています。
クラウドサインを導入することで、工事請負契約書、業務委託契約書など通常業務で発生する課税文書にかかる印紙代が不要になります。
工事請負契約や不動産仲介では契約金額により印紙代も高額になるので、コスト削減のメリットも大きくなります。
繰り返し締結する契約書は、面倒な手続きが不要になる
クラウドサインを利用すると、印刷や製本といった面倒な工程が不要になります。
設計事務所では、法人からの設計依頼前の秘密保持契約など繰り返し締結される契約も多いため、その都度都度の手間を省き、業務の削減と効率化が可能です。
従来通りの紙の場合、クラウドサインを利用した場合、それぞれの契約締結までの工程を比較しました。
| 紙と印鑑による契約締結 | クラウドサインの契約締結 |
| 1.契約合意 2.契約書作成 3.印刷 4.製本 5.捺印 6.封入 7.郵送 8.先方で捺印 9.先法より返送 10.ファイリング・保管 | 1.契約合意 2.契約書作成 3.PDFアップロード 4.メール通知 5.先方が合意締結 6.自動保管 |
契約締結が即日でできるため、発注手続きを時間短縮できる
紙の書類の場合、郵送でやり取りをすると最短でも数日、長ければ1～2週間の期間が必要です。
クラウドサインであれば、お互いがパソコンやスマートフォンで作業するだけなので、即日の契約締結が可能です。
もし、修正があった場合も、再度ファイルをアップロードするだけで契約手続きができるため、速やかに契約を締結することができます。
注文書や発注書、建設請負契約書なども対応が可能
クラウドサインは注文書・請書・納品書・検収書・請求書・領収書等の書類などにも利用できます。
利用頻度の高い契約書については公式テンプレートも用意されているので作成もスムーズです。
利用可能な書類の一例はクラウドサインヘルプのクラウドサインで利用可能な書類は契約書のみでしょうかのページで確認できます。
設計事務所におけるクラウドサイン導入の注意点
設計事務所がクラウドサイン導入にあたり注意するべきポイントをまとめています。
電子契約ができない書類もある
宅地建物売買等媒介契約など電子契約が認められていない契約もあります。
法律で書面（紙）による締結や交付が義務付けられているものは、従来どおり、紙と印鑑による契約締結が必要です。
利用には社内外の関係者の電子契約への理解が必要不可欠
印影がないなど電子契約は紙の契約書とは異なる部分があるため、不安や抵抗感を感じる方もいます。
電子契約の利用については、社内の責任者・担当者ならびに契約締結の相手側の同意が必要となります。
基本的には有料プランでの利用がおすすめ
クラウドサインには複数のプランがあり、無料で利用可能なフリープランもありますが、利用可能人数が1名のみであったり、月の書類送信可能件数が5件までなど制限が多く、実用的に利用するには月1万円～のスタンダードプランがおすすめです。
ただ、本格的に利用する前に試験的にフリープランを使ってみるなど、使用感を試す分には十分活用できそうです。
クラウドサインに関する書籍・関連情報
- サインのリ・デザイン｜ゼロから学べる電子契約の基礎—電子契約の導入メリットと注意点
クラウドサインが運営するメディアです。電子契約の基礎知識から、メリットや注意点について詳しくまとめられています。
- CLOUDSTAMP｜契約書を電子化しても大丈夫？ 法的に問題ないの？
クラウドサインが運営するメディアです。契約書の電子化について、法的な根拠を示しながら詳しく解説しています。
- CLOUDSIGN｜クラウドサイン受信者向けガイド
書類の受信者は登録が必要か、費用がかかるか、などクラウドサインでの電子契約を受け取ったときに役立つ情報がまとめられています。
設計事務所で契約にクラウドサインを導入するには
電子契約サービスは契約締結時の手間と費用を削減できるため、今後導入する企業が増えると予想されます。
クラウドサインは弁護士ドットコムが運営する弁護士監修の電子契約サービスのため、重要な契約書も安心して利用できます。
設計事務所におけるクラウドサイン利用に関するポイントは以下の通りです。
- 電子契約なので印紙代が不要になり経費削減ができる
- 紙の契約締結で必要だった製本や郵送のための準備等の手間が省ける
- PCやタブレットでの作業で契約締結ができるため契約期間が短縮できる
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